Monotone Aufgaben an Software delegieren

Die zunehmende Automatisierung verändert die Arbeitswelt, das ist unbestritten. Doch inwiefern sich diese Zunahme auf einzelne Jobs auswirken und welche Effekte eintreten werden, darüber sind sich Experten nicht einig. Eine Studie des Beraterunternehmens McKinsey geht davon aus, dass allein in Deutschland 20,5 Millionen Arbeitsplätze (also rund 50 Prozent aller Arbeitsplätze) der Automatisierung innerhalb der nächsten 20 Jahre zum Opfer fallen könnten. Weltweit sind laut der Studie mehr als eine Milliarde Arbeitsplätze betroffen.

Bürojobs besonders stark betroffen

Bei weitem sind es nicht mehr nur einfache Tätigkeiten die im Zuge der Automatisierung durch Maschinen oder Software ersetzt werden können. Nachdem die Fabriken und Produktionsstätten nahezu alle automatisiert worden sind, kommen nun andere Arbeitsbereiche an die Reihe. Diese Entwicklung wird durch das Dogma der sogenannten „Digitalisierung 4.0“ bestärkt. Standardisierte Arbeiten in Büros können schon jetzt nahezu gänzlich ersetzt werden. Bürojobs sind daher stärker bedroht als andere Tätigkeiten.

Schon jetzt sind viele Bürotätigkeiten automatisiert

Bereits in den 70er Jahren, als Schreibmaschinen und Aktenordner allmählich von Computern aus den Büros verdrängt wurden, prognostizierten Experten das papierlose Büro der Zukunft. Heute, fast 50 Jahre später, hat sich zwar viel getan, das papierlose Büro hingegen ist zwar möglich, dennoch findet man in den meisten Unternehmen noch Drucker und Papier. Teilweise wird sogar mehr gedruckt als je zuvor.

Man muss nicht gleich den Teufel an die Wand malen, wenn es um die zunehmende Automatisierung geht. Automatisierte Prozesse im Büroalltag entlasten Mitarbeiter beispielsweise bei monotonen, standardisierten Tätigkeiten. Je standardisierter die Aufgaben, desto leichter lassen sich sich gänzlich automatisieren. Und oftmals sind es auch gerade die monotonen Tätigkeiten, welche Mitarbeitern am wenigsten Spaß machen und am ehesten zu Erscheinungen wie Burnout und Co. führen. Typische Tätigkeiten die sich automatisieren lassen sind beispielsweise.

• Auftragsbearbeitung
• Kündigungen
• Adressänderungen
• Erstellung von Gutschriften
• Pflege von Kunden- oder Produktinformationen
• Beantwortung von Kundenanfragen

Innovative Softwarelösungen übernehmen Routineaufgaben

Ein wesentlicher Bestandteil der Automatisierung im Büro ist ein umfassendes Dokumentenmanagement. Software spielt ohnehin eine immer größer werdende Rolle für nahezu alle Branchen, innovative Softwarelösungen leisten hier einen wichtigen Beitrag. Durch die Integration solcher Softwarelösungen in den Büroalltag können völlig neue Konzepte realisiert werden. Im Wesentlichen gibt es bei der Büroarbeit kundennahe Tätigkeiten, konzeptionell kreative Aufgaben sowie Routineaufgaben. Routineaufgaben nehmen dabei einen großen Teil ein und können schon jetzt in großem Umfang automatisiert werden. Auch kundennahe Tätigkeiten können teilweise schon von Software übernommen werden. Chatbots beispielsweise werden immer komplexer und übernehmen bereits in vielen Firmen Kundenanfragen.

Positive Auswirkungen sind zu erwarten

Der Einsatz moderner Softwarelösungen und die Automatisierung bestimmter Aufgabenbereiche hat nicht nur negative Auswirkungen (wie etwa Arbeitsplatzverluste) auf die Arbeitswelt im Büro. Wenn man der Technik die monotonen Arbeiten erledigen lässt, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für das Wesentliche und können somit durchaus motivierter an die Arbeit gehen. Nicht die Arbeit an sich wird weniger werden, die Arbeitsschwerpunkte jedoch werden sich deutlich verschieben. Insbesondere im Bereich Kreativität ist der Mensch der Maschine heute noch überlegen. Ideenfindung oder die Erörterung von Innovationspotential beispielsweise bleiben somit fest in der Hand des Menschen. Auch Teamarbeit wird in diesem Zusammenhang in Zukunft eine noch größere Rolle spielen als bislang. Letzten Endes kann man den Automatisierungsprozess nicht mehr aufhalten, die Frage ist wie Unternehmen langfristig damit umgehen.