In Deutschland muss jeder Unternehmer über die Ein- und Ausgaben seiner Firma Buch führen. Auch wenn der Papierkram auf den ersten Blick lästig erscheint, ist er doch notwendig, um die Geschäftszahlen im Blick zu behalten. Wir erklären, worauf es bei einer guten Buchhaltung wirklich ankommt.
Fristen setzen und einhalten
Alle Jahre wieder müssen Unternehmer daran denken, wichtige Dokumente fristgerecht abzugeben. Ob die Steuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldungen oder Sozialabgaben der Mitarbeiterlöhne – wer sich hier nicht an die Fristen hält, kann schnell Ärger mit den Ämtern bekommen. Gleichzeitig ist es jedoch wichtig, dass Unternehmen auch ihren Kunden Fristen setzen und Rechnungen zeitnah verschicken. Denn erst vollständig abgearbeitete Rechnungen können anschließend zur Gewinn- und Steuerermittlung in der Buchhaltung bearbeitet werden.
Belege als Grundlage jeder guten Buchführung
Das Wichtigste bei der Buchführung ist die Sorgfalt. Nicht selten wird die Dokumentierung von Verkäufen im Alltag vernachlässigt, dabei ist sie unerlässlich, um am Ende des Jahres einen umfassenden Überblick über die Geschäftszahlen zu bekommen. Fehlerhafte oder unvollständige Belege können dazu führen, dass die steuerliche Absetzbarkeit einer Ausgabe gestrichen wird. Auch Vorsteuerabzüge können durch aberkannte Betriebsausgaben hinfällig werden. Dementsprechend wichtig ist es, sämtliche Belege, Quittungen und Rechnungen gut aufzubewahren, um sie am Ende vollständig an das Finanzamt übermitteln zu können.
Grundsätzlich kann es helfen, sich ein einheitliches System für die Quittierung der Waren zu überlegen. Während früher alles mithilfe von Quittierungsblocks ausgefüllt wurde, kann es sich heutzutage lohnen, die Quittung direkt auf einer einheitlichen Vorlage wie dieser hier auszufüllen. So werden keine Pflichtangaben wie Kundenname, ausgewiesene Umsatzsteuer, Lieferzeitraum oder Warenbezeichnung vergessen. Solch automatisierte Quittungen lassen sich anschließend auch leichter elektronisch archivieren. Damit können Unternehmen langfristig gesehen Zeit sparen und die Zettelwirtschaft ad acta legen.
Kein böses Steuer-Erwachen
Viele Unternehmen halten ihre Steuervorauszahlungen eher gering, um im Falle eines schlechten Geschäftsjahres nicht zu viel Geld in Steuerausgaben stecken zu müssen. Doch kann die Nachzahlung enorm ins Gewicht fallen – dementsprechend ratsam ist ein regelmäßiger Blick auf die Gewinnentwicklung des Unternehmens. Dann kann man die Steuervorauszahlung dank gut aufgelisteter Buchhaltung rechtzeitig anpassen oder entsprechende Steuerrücklagen sammeln, um einem bösen Steuer-Erwachen zu entgehen.
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