Das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group geht davon aus, dass in diesem Jahr bis zu 215,3 Milliarden geschäftliche E-Mails versendet und empfangen werden – eine unüberschaubar große Zahl an elektronischer Post. Dennoch sollte man beim Versenden von E-Mails einige Regeln beachten.
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- Professionelle E-Mail Adresse: Der erste Eindruck zählt – das gilt auch im E-Mail-Verkehr. Vermeiden sollte man in jedem Fall Free-Mail-Anbieter wie Yahoo oder GMX, sowie Mail-Adressen, die den eigenen Spitznamen oder verspielte Kosenamen enthalten, zum Beispiel [email protected] Stattdessen sollte man sich für eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain entscheiden, und hier eine Kombination aus Vorname, Nachname und Firmenname wählen, zum Beispiel stefanie.schmidt@unternehmen XY. Die eigene E-Mail-Adresse kann man bei vielen großen Providern wie 1&1 bekommen.
- Aussagekräftige Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte in jeder E-Mail ausgefüllt sein. Wichtig ist, dass sie kurz und knapp gehalten wird und dem Empfänger einen schnellen Einblick in den Inhalt der Nachricht gibt. Eine korrekt ausgefüllte Betreffzeile erleichtert dem Empfänger die Arbeit und wirkt zudem professionell. Einige E-Mail-Clients weisen den Anwender vor dem Absenden oft hin, wenn die Betreffzeile noch nicht ausgefüllt sein sollte.
- Auf den Punkt kommen: Bei der großen Anzahl an E-Mails, die täglich in den Postfächern landen, findet nicht jeder die Zeit, diese gründlich zu lesen. Daher gilt wie beim Ausfüllen der Betreffzeile auch: kurz und prägnant formulieren und mit den wichtigen Informationen direkt zum Punkt kommen. Auch sollte man – je nach Empfänger – auf die korrekte Anrede und Grußformel achten.
- Signatur nicht vergessen: Gerade bei Business-Mails ist die Signatur unabdingbar. Informationen zum Absender wie Name, Adresse und Telefonnummer sollten hier nicht fehlen. Weiterhin gibt es für Unternehmen und Selbstständige auch rechtliche Aspekte zu beachten, die in der Signatur stehen müssen.
- Anhänge: Ob bei Bewerbungen oder Business-Mails, oft werden wichtige Dokumente als Anhang in einer Mail versendet. Auch hierbei gilt es einiges zu beachten. Zunächst sollte man versuchen, das Dokument so klein wie möglich zu halten – ideal ist eine Größe von maximal 3 MB. Als Format eignet sich die PDF-Datei, da dieses Format von den meisten Mail-Clients unterstützt wird. Weiterhin sollte der Anhang passend benannt werden und kurz gehalten sein.
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